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Organisation einer (kleinen) Spendenaktion

In den vergangenen vierzehn Monaten habe ich mit vielen Menschen über meine walk1000miles Spendenaktion gesprochen. Neben zahlreichen Fragen zur Aktion an sich gab es mehrmals die Bitte um Erläuterung, was denn an Aufgaben und Aufwand dahintersteckt. Das Ziel dieser Fragenden: selbst eine Spendenaktion organisieren.

Die zwei wichtigsten Punkte vorweg

Das Aufsetzen und Durchführen einer Spendenaktion ist – grundsätzlich – kein großes Problem. Es wird erst zum Problem, wenn Sie sich in tausend Kleinigkeiten verzetteln und vor Mini- und Makroaufgaben nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht. Und Sie somit Ihr Ziel aus den Augen verlieren.

Die zwei wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche Organisation einer Spendenaktion (gültig auch für viele andere Themen):

  • erstellen Sie Regeln und halten Sie sich daran
  • bleiben Sie fokussiert und konzentrieren Sie sich auf das Ziel.

 

Klären Sie viele Punkte vorab – und es läuft von alleine (nicht ganz)

Natürlich möchten Sie loslegen und Gutes tun. Ihre Spendenaktion soll anlaufen, Unterstützer herbeieilen und Sie anspornen und motivieren. Das ist verständlich – dennoch, bitte: Ruhe bewahren und ein ordentliches Fundament legen.

Was meine ich mit „Fundament legen“?

Je einfacher und strukturierter der Aufbau Ihrer Spendenaktion ist, desto leichter wird es möglichen Unterstützern fallen, die Aktion zu verstehen und sich damit zu identifizieren. Klären Sie für sich (mindestens) die folgenden Punkte und halten Sie sie schriftlich fest. Für Ihre Spendenaktion sind sie die Basis, auf die Sie sich berufen können.

  1. Warum machen Sie das, was ist der Grund für diese Spendenaktion?
    1. gibt es einen persönlichen Bezug?
    2. möchten Sie anderen helfen, Gutes tun?
    3. welche persönliche Herausforderung stellt die Aktion dar? (es sollte nicht zu einfach sein/werden, sonst wird es nicht ernst genommen)
  2. Welche Regeln sollen gelten?
    1. wie lässt sich die Aktion eingrenzen und exakt definieren? (z.B. bei meiner walk1000miles-Aktion: es zählten nur die Meilen, die ich gezielt für die Aktion gegangen bin)
    2. wann ist die Aktion zu Ende, was ist das Abschlusskriterium (z.B.: 1.000 Meilen in einem Kalenderjahr erreicht)?
    3. wer kann/darf/soll wie viel spenden?
    4. wenn Sie Ihre Pläne Ihren Freunden vorstellen, ist die Anzahl der Rückfragen ein guter Indikator: je weniger Verwirrung Ihre Idee stiftet, je klarer und einfacher sie zu verstehen ist, desto besser!
  3. Gibt es etwas, was mit den Spendengeldern erreicht werden soll? Eine bestimmte Anschaffung?
  4. Wann sollen die Spendengelder fließen? Nach Abschluss der Aktion, als Motivation vorher, währenddessen, als Triebfeder für Ihre Aktivitäten?
  5. Wie sollen die Spenden gezahlt werden? Direkt an den/die Begünstigten? An ein Spendenportal? Wird es Spendenbescheinigungen geben?
  6. Was sagen Ihre Familie, Freunde, Bekannten, Kollegen dazu? Sind ehrliche Rückmeldungen dabei, auch Kritik und Verbesserungsvorschläge? Kann Ihnen jemand helfen (evtl. bei einem der unten aufgelisteten Themen)?
  7. Und, vor allem beim Thema Familie: Haben Sie die Zeit, die gesamte Spendenaktion durchzuziehen?

 

Wer schreibt, der bleibt

Schreiben Sie Ihre Antworten und Ideen hierzu auf, Stichpunkte sind zunächst absolut ausreichend.

Nehmen Sie sich Zeit, formulieren Sie weiter und weiter. So lange, bis Sie zufrieden mit dem Inhalt sind und glauben, alle offenen Punkte abgedeckt zu haben.

Als Gegencheck empfehle ich Ihnen: geben Sie Ihre Ausführungen einem „Unbedarten/Unwissenden“ zum Lesen. Wenn diese Person anschließend in der Lage wäre, die Spendenaktion nur auf Basis dieser Zeilen selbst durchführen zu können, dann haben Sie ein perfektes Fundament.

 

Elevator Pitch für Ihre Spendenaktion

Die folgende Frage ist zwar ein ziemlich breit getretenes Thema für Startups & Co., dennoch finde ich es für die Organisation einer Spendenaktion sehr wichtig. Vor allem, wenn Sie auf der Suche nach weiteren Unterstützern und Spendern sind.

Haben Sie für Ihre Spendenaktion einen Elevator Pitch?

Das soll bedeuten: Können Sie einer Person, die nicht mit der Aktion vertraut ist, innerhalb von 45-90 Sekunden alles Wichtige erläutern und die wichtigsten Inhalte verständlich erklären?

90 Sekunden sind viel Zeit – wenn man weiß, was man sagen will! Kurz und knapp auf den Punkt kommen, alles Wichtige in etwas mehr als einer Minute sagen. Es erfordert ein bisschen Übung, zwingt Sie jedoch in Richtung „Einfachheit“.

 

Unterstützer, wo seid ihr?

Sie wissen, was Sie machen wollen, wofür, wann und wie. Nun fehlen nur noch die Geldgeber.

Ich bin kein Marketingexperte, sicherlich gibt es hierzu hunderte an sinnvollen und tausende an weniger sinnvollen Ideen. Was ich jedoch schnell merkte und Ihnen nur empfehlen kann: Machen Sie das, was Ihnen liegt!

Sie wollen nicht täglich Bilder auf Instagram posten, Facebook-Beiträge schreiben oder Kurznachrichten twittern? Kein Problem! Bei meiner walk1000miles-Aktion habe ich mein ursprüngliches (geheimes) Ziel um den Faktor 5,5 übertroffen. Und das mit nur zwei Aktivitäten (ok, vielleicht bewirkte auch die dritte etwas):

  • mit Menschen reden und die Idee bekanntmachen
  • eine Website aufsetzen und Blogartikel schreiben
  • Newsletter und Updates an meine Unterstützer senden.

Was Ihnen liegt und wie Sie Ihre geplante Spendenaktion bekanntmachen, das liegt an Ihnen. Haben Sie vielleicht einen Marketingexperten in Ihrem Bekanntenkreis, der das übernehmen kann? Dann können Sie sich auf das Durchführen und vor allem das Erreichen des Ziels konzentrieren.

Nur noch ein paar Stichpunkte zu diesem Thema:

Natürlich werden Sie an Social Media denken. Facebook, Twitter, Instagram, Google+, Snapchat & Co. – die Liste der Möglichkeiten ist lang. Xing und LinkedIn für Businesskontakte, eine Website mit Blog für die Suchmaschinen. Lokale und überregionale Zeitungen, Fachzeitschriften, Radio und Fernsehen könnten Interesse an Ihrer Spendenaktion haben. Lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf.

 

Wenn es mal länger dauert… lassen Sie Ihre Unterstützer teilhaben!

Ihre geplante Spendenaktion läuft über einen längeren Zeitraum? Bzw. Ihre Vorbereitung dauert länger? Dann lassen Sie Ihre Unterstützer nicht im Dunkeln und informieren Sie sie regelmäßig. Das kommt zum einen gut bei den bestehenden Unterstützern an, zum anderen haben Sie damit die Chance, neue zu finden.

Dafür bestens geeignet ist eine Website bzw. Blog – denn nicht jeder Interessierte ist bei den diversen Social Media-Kanälen präsent. Zum einen freuen sich die Suchmaschinen über neuen Content und Sie und Ihre Beiträge werden von Ihnen unbekannten Menschen gefunden. Zum anderen können Ihre Fans und Unterstützer Ihre Beiträge an ihren Bekanntenkreis weiterleiten und somit weitere Steine ins Rollen bringen.

In Kürze:

  • Website anlegen
  • Blog aufsetzen
  • automatisierte Mailingliste erstellen

 

Website, Blog und Mailingliste für Ihre Spendenaktion

Sie fühlen sich nicht wohl bei dem Gedanken, eine Website und einen Blog zu betreiben? Das ist oftmals leichter als gedacht, keine Scheu und Angst! Sprechen Sie mich gerne an, schildern Sie mir Ihre Bedenken und Sorgen. Ich bin mir sicher, wir werden eine Lösung finden.

Die Mailingliste können Sie so konfigurieren, dass auf der Website veröffentlichte Blogbeiträge automatisch an die Mailingliste versendet werden. Somit informieren Sie Ihre Unterstützer und bedienen gleichzeitig die Suchmaschinen. Zusätzlich können Sie via Mailingliste nur die eingetragenen Personen kontaktieren, wenn Sie z.B. etwas „Privates/Geheimes“ mitteilen möchten.

Website und Blog müssen nicht zwingend in einer neuen, eigenen Domäne aufgesetzt werden. Sie haben bereits eine Domäne? Dann können Sie gut eine Subdomain nutzen.

Das Thema Website und Blog liegt Ihnen nicht wirklich? Dann habe ich einen Vorschlag für Sie!

Sollte Ihre Spendenaktion mit Aktivität an der frischen Luft verbunden sein, so kann ich für Sie eine Subdomain bei meiner englischen Seite Active Outside einrichten. Die Bezeichnung der Subdomain können Sie sich aussuchen, z.B. walk1000miles.active-outside.com oder carlas-berglauf.active-outside.com.

 

Was wollen Sie Interessierten und Unterstützern Ihrer Spendenaktion mitteilen?

Welche Informationen, Neuigkeiten, Geschichten, Fakten, Statistiken, Problemchen, usw. möchten Sie Ihren Unterstützern mitteilen? Möglichkeiten gibt es viele, und abhängig von der Art Ihrer Spendenaktion lässt sich bestimmt ein roter Faden erstellen. An diesem roten Faden können Sie sich im Laufe der Tage und ggf. Monate längs hangeln.

Bei meiner walk1000miles-Aktion notierte ich mir den Namen, die geplante Spende pro Meile und die Lokation meiner Unterstützer.

Mit der geplanten Spende konnte ich hochrechnen, wie viel am Ende als Gesamtsumme herauskommen könnte. Dies habe ich im Newsletter erwähnt und damit – anscheinend – die ein oder andere Zusatzspende gewonnen.

Auf einer virtuellen Weltkarte habe ich den Wohnort der Spender eingetragen (nicht die Adresse, nur den Ort). Den Link zu dieser Weltkarte habe ich ab und zu im Newsletter mit versendet. Da dieser Link recht häufig angeklickt wurde, scheint diese Information interessant gewesen zu sein.

Was auch immer für Ideen Sie haben mögen in Bezug auf Informationen für Ihre Unterstützer, verbunden mit den Entwicklungen Ihrer Spendenaktion – ein bisschen Planung vorab, und Sie können eine hervorragende Geschichte daraus machen.

 

Der Abschluss – aus und vorbei

Sie haben Unterstützer für Ihre Spendenaktion gewonnen, sich vorbereitet, die Aktion durchgeführt, Spenden gesammelt, Erfolge verbucht. In Ihrem Fundament haben Sie festgelegt, wann das Ziel der Aktion erreicht ist. Fertig. Prima!

Feiern Sie sich selbst ein bisschen, vielleicht zusammen mit Ihren Unterstützern – und berichten Sie ihnen über das Gute, das sie (die Unterstützer) vollbracht haben. Erzählen Sie vom positiven Effekt der Anschaffung / der Spendengelder.

Und wer weiß – vielleicht motivieren Sie mit Ihren Zeilen und Ihrer Aktion andere Menschen, etwas Ähnliches aufzusetzen. Oder Sie planen selbst gleich die nächste Spendenaktion.

 

Fragen? Fragen!

Die meisten oder oben genannten Punkte basieren auf den Erfahrungen meiner walk1000miles-Aktion. Jede Idee und Initiative ist anders, insofern werden Sie vermutlich trotz der vielen Wörter in diesem Artikel eine Menge Fragen zur Organisation Ihrer Spendenaktion haben.

Kein Problem. Wirklich! Schreiben Sie mir, ich tausche mich gerne mit Ihnen aus.

Und wenn Sie Probleme oder Fragen haben beim Aufbau einer Website, eines Blogs oder einer Mailingliste: auch hierzu können Sie mir gerne schreiben.

 

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