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Projektdauer optimieren

Es soll Projekte geben, die nicht exakt nach Plan ablaufen. Da dies so selten vorkommt habe ich ein paar Punkte zusammengestellt, um die wenigen unglücklichen Projektleiter, deren Projekt davon betroffen ist, beim Optimieren und Bearbeiten ihrer Projektdauer zu unterstützen.

Der Projektplan wurde detailliert erstellt, die beteiligten Personen nicken die Planung ab – und dann schlägt das echte Leben zu. Mitarbeiter werden krank, Zulieferer arbeiten ungenau, Missverständnisse drücken die Stimmung. Erste Verspätungen treten bei den Arbeitspaketen auf, das Projekt scheint teurer zu werden, der Zieltermin ist in Gefahr und dann entdecken Sie auch noch das kleine Monster „Scope Creep“. Wie konnte das passieren?

Stellschrauben zum Verbessern dieser Situation gibt es viele, in diesem Artikel betrachte ich das Optimieren der Projektdauer.

Kritischer Pfad

Wie auch immer Sie zu Ihrer Zeitplanung gekommen sind, irgendwo wird sich darin ein kritischer Pfad verstecken. Was der kritische Pfad ist, wie man ihn erkennt und mit ihm umgeht, dies habe ich in einem separaten Artikel beschrieben. Als sehr kurze Erläuterung ein Satz zum kritischen Pfad:

Der kritische Pfad ist die Abfolge derjenigen Aktivitäten, die in ihrer Summe die längste Projektdauer ergeben und somit bei Verzögerung (oder Verkürzung) direkten Einfluss auf das Projektenddatum haben.

Alle Aktivitäten auf diesem kritischen Pfad betrachten Sie nunmehr im Detail. Wichtig ist, dass Sie wirklich jede einzelne Aktivität des kritischen Pfads genau untersuchen – denn eine Änderung an einem dieser Arbeitspakete wird sich direkt auf die Projektdauer und somit das Projektenddatum auswirken.

Projektdauer optimieren – ein paar Tipps

Was können Sie tun, wenn Ihrem Projekt eine zeitliche Verzögerung droht? Ein paar Vorschläge zum Optimieren der Projektdauer:

  1. Überprüfen Sie die geschätzte Dauer jeder Aktivität.
    Dies klingt fast zu banal, um erfolgreich zu sein. Gehen Sie jedoch alle Aktivitäten mit Ihren Experten durch und überlegen Sie, welche Dauer in ihrer jetzigen Form wirklich absolut notwendig ist oder ggf. gekürzt werden kann. Holen Sie sich eine Zweit- und Drittmeinung ein, um die ursprüngliche Annahme zu validieren.
  2. Vergewissern Sie sich, dass die erkannten Abhängigkeiten definitiv erforderliche Abhängigkeiten sind.
    Seien es Planungs-Tunnelblick, neue Erkenntnisse oder andere Gründe. Sobald Sie feststellen, dass eine Abhängigkeit nicht zwingend erforderlich ist kann die nachfolgende Tätigkeit bereits früher starten.
  3. Verlagern Sie Ressourcen zu Aktivitäten auf dem kritischen Pfad.
    Aktivitäten jenseits des kritischen Pfads haben etwas Puffer. Nutzen Sie diese Pufferzeit zur Unterstützung der kritischen Aktivitäten. Versuchen Sie zudem, hierfür die erfahrensten verfügbaren Mitarbeiter einzusetzen.
  4. Mischen Sie die Aktivitäten durch.
    Nicht willkürlich, sondern gezielt und strukturiert. Eine leicht geänderte Reihenfolge kann einen neuen Blickwinkel auf Abhängigkeiten und somit den Startzeitpunkt jeder Aktivität bieten. Bei erfolgreichem Umstrukturieren können Sie zusätzlich überlegen, was bei der ursprünglichen Planung falsch gelaufen ist.
  5. Alle Mann an die Ruder!
    An welchen Aktivitäten können mehr als die geplanten Ressourcen gleichzeitig arbeiten? Setzen Sie jedoch nicht wahllos zusätzliche Ressourcen ein, denn mehr Menschen bedeutet mehr Kommunikation bedeutet mehr Missverständnisse bedeutet Zeitverlust. Ein leicht vergrößertes Team kann jedoch eine ganz neue, durchschlagende Dynamik entwickeln.
  6. Verkleinern und Parallelisieren Sie Aktivitäten.
    Überprüfen Sie, welche der (größeren) Aktivitäten in kleinere geteilt werden können und ob die zeitliche Abfolge dieser kleineren Aktivitäten optimiert werden kann. Bitte übertreiben Sie es hiermit nicht, denn bei zu vielen parallelen Aktivitäten werden Sie den Überblick verlieren.
  7. Ändern Sie Ihre Release-Strategie.
    Statt eines großen Wurfes am Projektende liefern Sie in kleineren Häppchen. Das verkürzt zwar nicht die Projektdauer, kann (und wird meistens) aufgebrachte Stakeholder dennoch zufrieden stellen.

Nicht alle der aufgeführten Möglichkeiten sind für jedes Projekt, Projektmanager oder Organisation geeignet. Doch wenn Ihnen auch nur eine dieser Empfehlungen weiterhilft, so hat sich das Schreiben des Artikels bereits gelohnt.

Aktivitäten, die sich nicht auf dem kritischen Pfad befinden

Bei all der Aufmerksamkeit, die Sie den Aktivitäten auf dem kritischen Pfad schenken – vergessen Sie bitte nicht alle anderen Aktivitäten. Vernachlässigen Sie diese zu sehr, können sie sehr schnell selbst zum kritischen Pfad werden. Selbst wenn noch kein Verzug auf diesem neuen kritischen Pfad eingetreten ist, können Sie bereits mit den oben beschriebenen Maßnahmen zur Optimierung beginnen. Warum? Die zeitliche Qualität dieser Aktivitäten befand sich im freien Fall. Selbst wenn Sie jetzt Ihre Aufmerksamkeit auf sie richten, muss der Fall erst gebremst werden.

Und dann war da noch: Bei all der Aufmerksamkeit, die Sie den Aktivitäten auf diesem nun neuen kritischen Pfad schenken – vergessen Sie bitte nicht alle anderen Aktivitäten…

Ihre Empfehlungen, um die Projektdauer zu optimieren?

Habe Sie noch weitere Tipps und Empfehlungen, um die Projektdauer zu optimieren? Sehr gerne höre ich von Ihnen und freue mich auf Ihr Feedback.

 

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